Warenwirtschaft für kleine Unternehmen in Microsoft 365 (Teil 3) – Inventur mit SharePoint und Powerapps

Bestandsverwaltung mit SharePoint

Die Auswahl an Warenwirtschaftsprogrammen ist groß, doch für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer und Handwerker sind viele Lösungen entweder zu kostspielig oder schlichtweg zu komplex. Wenn Sie jedoch bereits Microsoft 365 nutzen, können Sie mit den vorhandenen Tools unkompliziert und kostengünstig einfache Warenwirtschaftsszenarien direkt ‚out of the box‘ umsetzen – ohne teure Zusatzsoftware. In dieser Serie werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mit den Tools von Microsoft 365, insbesondere durch die Inventur mit SharePoint und PowerApps, effizient Ihre Bestände verwalten können. Für dieses Szenario stellen wir uns vor, dass wir eine Süßwarenmanufaktur namens „Süßes oder Saures“ sind, die ihre Produkte von Hand herstellt und auf Wochenmärkten verkauft.

Die Serie ist in drei Teile unterteilt:

  1. Bestandsverwaltung mit SharePoint: Hier wird gezeigt, wie Sie mit einfachsten Mitteln eine simple Bestandsliste in SharePoint erstellen und anpassen.
  2. Barcode-Etiketten erstellen mit Word und Excel: In diesem How-to erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Produktbarcodes erstellen können, um eine nachhaltige Inventarisierung der Produkte zu gewährleisten.
  3. Inventur mit SharePoint und PowerApps: Scannen Sie Ihre Barcodes mit PowerApps auf Ihrem Smartphone und aktualisieren Sie Ihren Bestand in Echtzeit.

Teil 3: Inventur mit SharePoint und PowerApps

Im letzten Teil dieser Serie werden wir eine App erstellen, mit der Sie die Bestände in Ihrem Lager effizient verwalten können. Dazu nutzen wir PowerApps, um eine einfache App auf Basis von SharePoint zu erstellen, die Ihre Bestände verwaltet. Zusätzlich implementieren wir einen Barcode-Scanner, um die Artikel schnell und einfach zu erfassen und so eine reibungslose Inventur zu ermöglichen.

1. Erstellen der Canvas-App:

Als erstes erstellen wir eine einfache Canvas-App im Smartphone-Format auf Basis der SharePoint-Liste „Bestände“. Navigieren Sie dazu zu make.powerapps.com und klicken Sie auf „Erstellen“.

2. SharePoint-Daten verbinden:

Wählen Sie „SharePoint“ aus und dann die SharePoint-Website sowie die Liste aus (hier: „Süßes oder Saures“ mit der Liste „Bestand“) und klicken Sie auf „Verbinden“. Ihre App wird nun erstellt. Standardmäßig werden drei Bildschirme generiert, mit denen Sie die Daten in der Liste aufrufen, bearbeiten und anlegen können.

3. Bildschirm duplizieren:

Duplizieren Sie den Bildschirm „DetailScreen1“, benennen Sie ihn in „Scanner“ um und löschen Sie dann das Formular „DetailForm1_1“.

4. Barcode-Scanner hinzufügen:

Wählen Sie unter „Einfügen“ den „Barcodeleser“ aus und platzieren Sie ihn im unteren Bereich des Bildschirms. Ändern Sie die Eigenschaft „Scanmodus“ auf „Automatically scan“.

5. Barcodewert speichern:

Ändern Sie in den erweiterten Eigenschaften den Wert „OnScan“ in

Set(var_Barcode; First(BarcodeReader1.Barcodes).Value)

Dies erstellt eine Variable, in der der gescannte Barcodewert gespeichert wird.

6. Navigation einrichten:

Um den Scanner-Bildschirm aufzurufen, fügen Sie auf dem ersten Bildschirm (BrowseScreen1) eine Schaltfläche hinzu, die zu „Scanner“ navigiert. Kopieren Sie das „Aktualisieren“-Symbol und fügen Sie es neben diesem ein. Ändern Sie das Symbol nach Belieben.Ändern Sie die Eigenschaft „OnSelect“ zu

Navigate(Scanner; ScreenTransition.Cover)

7. App veröffentlichen:

Veröffentlichen Sie die App und vergeben Sie einen Namen.

8. Bearbeitungsformular hinzufügen:

Fügen Sie ein „Bearbeitungsformular“ auf dem „Scanner“-Bildschirm ein und verbinden Sie es mit den Daten aus der Liste „Bestand“.

9. Produktanzeige konfigurieren:

Damit das gescannte Produkt angezeigt wird, konfigurieren Sie in den erweiterten Eigenschaften des Formulars das Attribut „Item“ mit

LookUp(Bestand; Barcodewert = var_Barcode)

Dadurch wird in der Liste das Element gesucht, dessen „Barcodewert“ dem gerade gescannten Wert entspricht.

10. Symbolleiste anpassen:

Löschen Sie das „Papierkorb“-Symbol, da es hier nicht benötigt wird.

Ändern Sie das verbleibende Symbol in „Überprüfen“ und setzen Sie in den erweiterten Eigenschaften „OnSelect“ auf

SubmitForm(Form2)

Damit bewirken wir dass die Änderungen die wir an dem gescannten Artikel vornehmen in SharePoint gespeichert werden.

11. App speichern und veröffentlichen:

Speichern und veröffentlichen Sie die App.

Sie können nun auf Ihrem Smartphone die App „Power Apps“ installieren und starten. Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie die erstellte App auswählen und mit dem Verwalten Ihres Bestands beginnen.

Fazit zur Inventur mit SharePoint und PowerApps

Sie haben nun eine maßgeschneiderte App erstellt, mit der Sie Ihre Bestände effizient und mobil verwalten können. Diese Lösung ermöglicht es Ihnen nicht nur, Ihre Inventurprozesse zu automatisieren, sondern auch erheblich zu vereinfachen. Gleichzeitig bietet sie die Flexibilität, auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten zu werden. Mit dieser PowerApps-Lösung haben Sie die Kontrolle über Ihre Lagerbestände direkt auf Ihrem Smartphone – und das einfach und jederzeit verfügbar. Sollten Sie darüber hinaus weitere Unterstützung bei der Erstellung oder Anpassung Ihrer PowerApps benötigen, steht Ihnen bepoint365 gerne zur Seite.

Mit diesem Abschluss ist unsere dreiteilige Serie zur Warenwirtschaft mit Microsoft 365 vollständig. Von der Bestandsverwaltung über den Etikettendruck bis hin zur mobilen Inventur haben Sie nun alle Werkzeuge an der Hand, um Ihre Bestände effizient zu managen und Ihr Geschäft auf das nächste Level zu bringen!

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