Warenwirtschaft für kleine Unternehmen in Microsoft 365 (Teil 1) – Bestandsverwaltung mit SharePoint

Bestandsverwaltung mit SharePoint

Die Auswahl an Warenwirtschaftsprogrammen ist groß, doch für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer und Handwerker sind viele Lösungen entweder zu kostspielig oder zu komplex. Wenn Sie jedoch bereits Microsoft 365 nutzen, können Sie mit den vorhandenen Tools unkompliziert und kostengünstig eine Bestandsverwaltung mit SharePoint einrichten – ohne teure Zusatzsoftware.

In dieser Serie zeige ich Ihnen, wie Sie mit den Tools von Microsoft 365 effizient Ihre Bestände verwalten können. Für dieses Szenario stellen wir uns vor, dass wir eine Süßwarenmanufaktur namens „Süßes oder Saures“ sind, die ihre Produkte von Hand herstellt und auf Wochenmärkten verkauft.

Die Serie ist in drei Teile unterteilt:

  1. Bestandsverwaltung mit SharePoint: In diesem Teil zeige ich Ihnen, wie Sie mit einfachsten Mitteln eine simple Bestandsliste in SharePoint erstellen und anpassen.
  2. Barcode-Etiketten erstellen mit Word und Excel: In diesem How-to erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Produktbarcodes erstellen können, um eine nachhaltige Inventarisierung der Produkte zu gewährleisten.
  3. Inventur mit SharePoint und PowerApps: Scannen Sie Ihre Barcodes mit PowerApps auf Ihrem Smartphone und aktualisieren Sie Ihren Bestand in Echtzeit.

Teil 1: Bestandsverwaltung mit SharePoint einrichten

Wir starten mit einer einfachen Bestandsverwaltung mit SharePoint, in der wir unsere Produkte verwalten. Diese Liste werden wir zur besseren Darstellung effizient formatieren sowie einen Workflow integrieren, der bei niedrigem Bestand eine Benachrichtigung versendet.

1. Erstellen der SharePoint-Website:

Zunächst erstellen wir eine Standard-Teamwebsite in SharePoint.

2. Anpassen der Website für die Bestandsverwaltung:

Damit die Produkte später einen eindeutigen (Barcode) Bezeichner erhalten, nehmen wir noch folgende Anpassungen vor:

  • Direkte Datensatzverwaltung aktivieren: Navigieren Sie dazu zu „Websiteeinstellungen“ → „Websitesammlungsfeatures“ → „Direkte Datensatzverwaltung aktivieren“.

Die Website ist nun bereit für die Bestandsverwaltung mit SharePoint.

3. Bestandsliste anlegen

Dies ist die Liste, in der die zu verkaufenden Produkte geführt werden. In meinem Beispiel (ein Laden mit selbstgemachten Süßigkeiten) reichen die Spalten „Titel“, „Kategorie“, „Gewicht in g“, „Preis“ und „Artikel im Bestand“.
Optional kann auch ein Bild für das jeweilige Produkt hinterlegt werden.
Klicken Sie dazu auf „Neu“ und erstellen Sie eine leere Liste. Die benötigten Spalten fügen Sie dann einfach hinzu.

4. Bestandsliste für die Datensatzdeklaration konfigurieren


Gehen Sie zu „Listeneinstellungen“ → „Einstellungen für die Informationsrichtlinie“ → „Element“ → „Barcodes aktivieren“.
Fügen Sie die Spalte „Barcodewert“ hinzu.

Speichern Sie die Ansicht.

5. Bestandsliste mit Daten befüllen

Nun wird unsere Bestandsliste befüllt. Für dieses Beispiel fügen wir ein paar Sorten Bonbons, einige Kekssorten, verschiedene Weingummis sowie verschiedene Lakritzprodukte hinzu. Die Spalte „Barcodewert“ wird automatisch befüllt.

6. Liste formatieren

Als nächster Schritt formatieren wir die Liste so, dass die Zeilen basierend auf den Beständen ihre Farbe wechseln, ähnlich einer Ampel.

  • Klicken Sie dazu auf „Aktuelle Ansicht formatieren“ und anschließend auf „Bedingte Formatierung“.

Löschen Sie zunächst die Standardregel und fügen Sie anschließend eine neue hinzu.

Wählen Sie die Spalte „Artikel im Bestand“ aus und passen Sie die Formatierung an. In diesem Beispiel werden die Regeln so erstellt, dass „Kleiner oder gleich 5“ = Rot, „Zwischen 6 und 10“ = Gelb und „Größer als 10“ = Grün angezeigt wird.

Jetzt sehen Sie auf einen Blick, dass die „Karamellkekse“ dringend nachproduziert werden müssen.

7. Workflow konfigurieren

Damit Sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Produkt einen kritischen Bestand erreicht, erstellen wir mit Power Automate einen entsprechenden Workflow.
Navigieren Sie zu „Integrieren“ → „Power Automate“ → „Flow erstellen“.

Klicken Sie dann auf „Weitere Vorlagen anzeigen“. Sie werden zu Power Automate weitergeleitet und können dort auf „Erstellen“ klicken.

Wählen Sie „Automatisierter Cloud-Flow“ aus, vergeben Sie einen Namen und wählen Sie als Trigger „SharePoint – Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“.

Klicken Sie auf die Trigger-Kachel und wählen Sie die Website und die Bestandsliste aus.

Fügen Sie als nächstes eine Bedingung hinzu, die prüft, ob der Bestand des gerade geänderten Produkts kleiner oder gleich 5 ist.

Fügen Sie im Bereich „False“ die Aktion „Beenden“ hinzu.

Im Bereich „True“ fügen Sie die Aktion „E-Mail senden“ hinzu und füllen die Felder nach Belieben aus.

Speichern Sie den Flow und kehren Sie zu Ihrer Liste zurück.

Verändern Sie nun den Bestand eines Artikels auf 5 oder weniger, bekommen Sie unmittelbar eine E-Mail gesendet.

Fazit zur Bestandsverwaltung mit SharePoint:

Sie haben nun eine individuelle Bestandsliste erstellt, die auf einen Blick Artikel anzeigt, die nur noch in geringer Menge vorhanden sind. Zusätzlich erhalten Sie jederzeit eine Nachricht, wenn ein Produkt einen kritischen Bestand erreicht. Die hier beschriebenen Anpassungen lassen sich beliebig im Umfang und in der Komplexität erweitern, um den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung oder Anpassung Ihrer Bestandsverwaltung benötigen, steht Ihnen bepoint365 gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Im nächsten Teil dieser Serie werden wir aus der vorhandenen Liste mithilfe von Word und Excel Barcode-Etiketten zum Druck erzeugen, damit Sie Ihren Bestand effizient verwalten können. Im dritten Teil der Serie erstellen wir eine App, mit der Sie die Bestände von Ihrem Smartphone aus mittels Barcode-Scanner verwalten können.

Bleiben Sie dran und abonnieren Sie den Newsletter!