Warenwirtschaft für kleine Unternehmen in Microsoft 365 (Teil 2) – Etikettendruck mit Word und Excel

Bestandsverwaltung mit SharePoint

Die Auswahl an Warenwirtschaftsprogrammen ist groß, doch für kleine Unternehmen, Einzelunternehmer und Handwerker sind viele Lösungen entweder zu kostspielig oder schlichtweg zu komplex. Wenn Sie jedoch bereits Microsoft 365 nutzen, können Sie mit den vorhandenen Tools unkompliziert und kostengünstig einfache Warenwirtschaftsszenarien direkt „out of the box“ umsetzen – ohne teure Zusatzsoftware. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie den Etikettendruck mit Word und Excel nutzen können, um Ihre eigenen Barcode-Etiketten zu erstellen und so eine nachhaltige Inventarisierung Ihrer Produkte zu gewährleisten.

In dieser Serie zeige ich Ihnen, wie Sie mit den Tools von Microsoft 365 effizient Ihre Bestände verwalten können. Für dieses Szenario stellen wir uns vor, dass wir eine Süßwarenmanufaktur namens „Süßes oder Saures“ sind, die ihre Produkte von Hand herstellt und auf Wochenmärkten verkauft.

Die Serie ist in drei Teile unterteilt:

  1. Bestandsverwaltung mit SharePoint: Hier wird gezeigt, wie Sie mit einfachsten Mitteln eine simple Bestandsliste in SharePoint erstellen und anpassen.
  2. Barcode-Etiketten erstellen mit Word und Excel: In diesem How-to erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen Produktbarcodes erstellen können, um eine nachhaltige Inventarisierung der Produkte zu gewährleisten.
  3. Inventur mit SharePoint und PowerApps: Scannen Sie Ihre Barcodes mit PowerApps auf Ihrem Smartphone und aktualisieren Sie Ihren Bestand in Echtzeit.

Teil 2: Etikettendruck mit Word und Excel

In diesem Teil der Serie werden wir für jedes Produkt aus unserer Bestandsliste ein Etikett erzeugen, auf dem sowohl der Artikelname als auch ein Barcode dargestellt sind. Dies wird die Grundlage dafür sein, dass später die Bestände, aber auch eine Inventur, ganz leicht per App mit einem Smartphone verwaltet werden können.

1. Daten in Excel exportieren:

Zunächst benötigen wir die Daten in Excel. Dazu können wir einfach die SharePoint-Liste „Bestand“ in Excel exportieren.

Die Datei kann zunächst gespeichert und geschlossen werden. (Bitte beachten Sie, dass die Datei im Format .xlsx gespeichert wird.)

2. Word-Dokument vorbereiten:

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und klicken Sie unter „Sendungen“ auf „Seriendruck starten“ → „Etiketten“.

Richten Sie nun die für Sie passenden Etiketten ein. In diesem Fall habe ich mich für Universaletiketten von Herma entschieden.

3. Daten aus Excel mit Etiketten verbinden:

Wählen Sie „Empfänger auswählen“ → „Vorhandene Liste“ und wählen Sie nun die zuvor erstellte Excel-Liste aus.

Den folgenden Dialog bestätigen Sie bitte mit „OK“. Die Vorlage ist nun bereit zur Bearbeitung.

4. Barcode Etiketten bearbeiten:

Klicken Sie in das oberste linke Etikett und wählen Sie „Seriendruckfeld einfügen“ → „Titel“ aus.

Formatieren und richten Sie den Titel nach Belieben aus.

Klicken Sie dann auf die gewünschte Stelle für den Barcode und drücken Sie Strg + F9. Tippen Sie nun „DisplayBarcode“ in die geschweiften Klammern. Klicken Sie links von der rechten geschweiften Klammer und wählen Sie „Seriendruckfeld einfügen“ → „Barcodewert“ aus. Fügen Sie nun zwischen den beiden rechten geschweiften Klammern „Code 128 \t“ ein. Das Feld sollte jetzt so aussehen. (Wechseln der Feldfunktion mit „Umschalttaste + F9“).

Feldfunktionen: DisplayBarcode (microsoft.com)

Klicken Sie nun auf „Etiketten aktualisieren“ und anschließend auf „Vorschau Ergebnisse“.

Ihre Etiketten sind nun bereit für den Druck.

5. Etikettendruck starten:

Legen Sie die Etikettenvorlagen in Ihren Drucker ein und wählen Sie dann „Fertigstellen und zusammenführen“ → „Dokumente drucken“.

Bestätigen Sie anschließend das Dialogfeld mit „OK“.

Sie haben nun erfolgreich Barcode-Etiketten für Ihren Bestand gedruckt.

Fazit zum Etikettendruck mit Word und Excel:

Sie haben nun gelernt, wie Sie mit den vorhandenen Tools in Microsoft 365, speziell mit Word und Excel, individuell angepasste Barcode-Etiketten für Ihre Produkte erstellen können. Diese Etiketten sind nicht nur eine hervorragende Grundlage für eine effiziente Bestandsverwaltung, sondern erleichtern auch zukünftige Inventurprozesse erheblich. Die hier beschriebenen Schritte lassen sich leicht an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen und erweitern, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bestens organisiert bleibt. Sollten Sie Unterstützung bei der Implementierung oder Anpassung Ihres Etikettendrucks benötigen, steht Ihnen bePoint365 gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Im nächsten und finalen Teil dieser Serie zeige ich Ihnen, wie Sie die erzeugten Barcodes nutzen können, um Ihre Bestände mit einer mobilen App und PowerApps effizient zu verwalten. So wird Ihre Inventur in Echtzeit und von überall aus möglich. Bleiben Sie dran!

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